Специальные акции
Скидки
Компьютерные курсы
Начинающим пользователям Уверенным пользователям Схема обучения Расписание и стоимость Отзывы слушателей Сертификации Колонка преподавателя
Условия обучения
Преподаватели Документы об обучении Дистанционное обучение
Обратная связь
Контакты Форум
Другие направления
Печать

Организация делопроизводства на компьютере

Продолжительность обучения: 40 ак.ч. очно + 32 ак.ч. самостоятельно
График обучения: 10 дней по 4 ак.ч.

Курс пока не поставлен в расписание. Оставить заявку

Аннотация

Курс делопроизводства с использованием персонального компьютера – это интегрированный курс для секретарей-делопроизводителей, сочетающий в себе учебный материал из сферы делопроизводства, научной организации труда, машинописи, владения персональным компьютером. Специалисты в этой области деятельности – секретари-делопроизводители – нужны во всех организациях, т.к. их профессиональное мастерство определяет эффективность подготовки и обработки служебных документов, а также служебную культуру этих коллективов.

Курс по делопроизводству разбирает вопросы подготовки документов с учетом лингвистических особенностей служебного документа, основы кадрового документоведения и архивирования, автоматизацию работы на компьютере средствами Microsoft Office.

Данный курс будет полезен не только специалистам службы документационного обеспечения управления, но также и остальным служащим организации, работа которых тем или иным образом связана с документами.

Документы об окончании обучения

  • Удостоверение повышении квалификации (выдается лицам имеющим высшее или среднее профессиональное образование)
    Удостоверение повышении квалификации (выдается лицам имеющим высшее или среднее профессиональное образование)

Знания и умения, полученные в результате обучения

По окончании обучения выпускник будет знать:

  • нормативно-правовую базу делопроизводства;
  • требования к бланкам документов;
  • основные виды документов и особенности их создания;
  • работу с документами, их движение и контроль исполнения;
  • организационно-распорядительные документы;
  • документооборот договоров;
  • документы по личному составу;
  • культуру и этику деловой переписки;
  • назначение номенклатуры дел;
  • порядок хранения документов;
  • правила отправки и приема корреспонденции;
  • возможности компьютерных технологий в делопроизводстве.

Освоит средства автоматизации работы при помощи программ пакета Microsoft Office:

  • прием-передача документов в электронной форме;
  • системы регистрации и контроля исполнения документов;
  • организация движения электронных документов внутри организации.

Научится эффективно применять компьютерные навыки в программе MS Word:

  • создавать служебные документы, их шаблоны и электронные формы;
  • применять специальные средства форматирования при создании документов и изменении формата электронных документов, созданных без учета правил MS Word или полученных из сети Интернет.

Сумеет использовать электронные таблицы MS Excel для автоматизации стандартных производственных операций, таких как:

  • создание и заполнение регистрационных журналов по правилам баз данных;
  • поиск информации с использованием многоуровневой сортировки данных;
  • быстрый доступ к нужному документу посредством гиперссылок;
  • поэтапный контроль исполнения поручений при помощи условного форматирования, формул и функций;
  • Слияние документов MS Word и MS Excel, как средство автоматизации подготовки документов для массовой рассылки.

По окончании изучения курса делопроизводства (секретарь-референт) выпускники могут работать по специальности секретарь, референт, помощник руководителя, секретарь-делопроизводитель со знанием ПК.

Расписание

Курс пока не поставлен в расписание. Оставить заявку на курс

Стоимость

Дата Физ. лица, руб. Юр. лица, руб.
Без скидки Cкидка 10%* Cкидка 15%** Без скидки Cкидка 10% Cкидка 15%
Цена c 20.01.2011 5850 5250 7450 6700

*Скидка 10% для ранее обучавшихся, при одновременной оплате 2х курсов, а также по акциям.
**Скидка 15% при одновременной оплате 3х и более курсов.
Примечание. Студентам ВУЗов Санкт-Петербурга очной формы обучения скидка до 25%.
Скидки не предоставляется на курсы с дистанционной формой обучения.
Скидки не предоставляется на комплексные и модульные программы обучения.

Требования к начальному уровню знаний

Курс ориентирован на слушателей имеющих опыт работы в MS Windows, обладающих базовыми знаниями об архитектуре компьютера и периферийных устройствах. Требуются основные знания и практические навыки работы в MS Word и MS Excel.

Курсы, обеспечивающие достаточный начальный уровень знаний:

Предварительное тестирование

Тест №ВПТ-201 Microsoft Word

  1. Знание основных элементов интерфейса.
  2. Операции с документами: сохранение, открытие, закрытие.
  3. Многооконный режим работы; упорядочение окон, переключение между окнами.
  4. Управление курсором и простейшие операции по редактированию текста.
  5. Выделение фрагментов, операции с фрагментами.
  6. Сервисные действия: проверка орфографии и грамматики, установка языка и переносов, автозамена, поиск и замена.
  7. Форматирование символов.
  8. Форматирование абзацев.
  9. Обрамление и заливка.
  10. Табуляция.
  11. Стили.
  12. Режимы работы с документом.
  13. Вставка иллюстраций. Операции с рисунками. Установка обтекания рисунка текстом.
  14. Колонтитулы. Сноски.
  15. Списки.
  16. Буквица.
  17. Параметры страницы.
  18. Предварительный просмотр, печать документа.
  19. Работа с таблицами.
  20. Работа со справочной системой.

Тест №ВПТ-202 Microsoft Excel

  1. Знание основных элементов интерфейса.
  2. Операции с файлами. Понятие рабочей книги, рабочего листа, ячейки.
  3. Многооконный режим работы; упорядочение окон, переключение между окнами.
  4. Управление табличным курсором и простейшие операции по вводу и редактированию содержимого ячеек. Типы вводимой информации.
  5. Выделение фрагментов, операции с фрагментами.
  6. Использование автозаполнения.
  7. Форматирование ячеек.
  8. Работа с формулами. Относительная, абсолютная адресация.
  9. Использование функций. Редактирование аргументов. Функции суммирования, среднего значения, максимума, минимума.
  10. Операции со строками, столбцами и ячейками: удаление, вставка, изменение размеров.
  11. Специальная вставка.
  12. Сортировка информации в таблице.

Программа курса

Занятие 1

Служба документационного обеспечения в системе управления.

Роль и место делопроизводства в управленческом процессе. Организация деятельности службы ДОУ. Положение о службе ДОУ. Должностные инструкции работников. Служебные обязанности специалистов службы ДОУ.

Нормативно-правовая база делопроизводства, регламентирующая работу с документами и порядок хранения документов. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и деловых писем (ГОСТ Р 6.30-2003). Новая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536). Состав и правила оформления реквизитов документов.

Основные требования к составлению и оформлению документов. Классификация документов. Организационные документы: положения, инструкции, корпоративные правила. Документирование работы коллегиальных органов. Особенности ведения и оформления протоколов. Документационное оформление управленческих решений: приказы, указания, распоряжения. Информационно-справочная документация: акты, справки, служебные записки, деловые письма. Особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну.

Требования к бланкам документов.

Классификация бланков документов: общий бланк документа; бланк письма; бланк конкретного вида документа; продольный бланк документа; угловой бланк документа; бланк организации; бланк структурного подразделения; бланк должностного лица. Параметры форматирования бланка документа: размеры бланка, полей, межстрочные интервалы; формат шрифта; нумерация страниц.

Средства MS Word для структурирования документа. Табуляция, колонки текста, таблицы, неразрывный пробел, неразрывный дефис, разрыв строки, изменение и создание стилей, формат по образцу.

Практическая работа: создание бланков документов в MS Word.

Занятие 2

Номенклатура дел.

Назначение номенклатуры дел, форма номенклатуры дел организации и структурного подразделения, форма итоговой записи к номенклатуре дел организации, составление заголовков дел, установление сроков хранения дел, организация хранения документов, формирование дел, экспертная комиссия.

Обеспечение документооборота.

Документооборот и его основные задачи. Экспедирование корреспонденции: организация приема, первичной обработки, доставки и отправки документов. Правила и виды регистрации документов. Формы регистрации исходящей, входящей, внутренней, нерегистрируемой корреспонденции. Порядок движения документов в организации. Учет объема документооборота. Технология контроля исполнения документов. Эффективность документооборота.

Традиционные проблемы документационной деятельности предприятия и их решения посредством автоматизации ДОУ.

Создание журнала регистрации входящих документов средствами MS Excel по правилам формирования баз данных. Определение количества граф журнала в соответствии с дифференциацией информации по критериям поиска документов. Многоуровневая сортировка данных.

Практическая работа: создание и заполнение журнала регистрации входящих документов в программе MS Excel.

Занятие 3

Контроль исполнения документов.

Постановка документа на контроль. Оформление бланка, контролируемого документа. Контроль по существу решения вопроса. Контроль сроков исполнения задания. Снятие документа с контроля и направление его в дело.

Создание журнала регистрации входящих документов в программе MS Excel (продолжение).

Автоматизированный контроль срока исполнения поручения при помощи условного форматирования данных и формул, включающих логические функции MS Excel.

Практическая работа: реализация средствами MS Excel контроля исполнения документов и принятых решений в журнале регистрации входящих документов.

Занятие 4

Культура и этикет деловой переписки.

Видовое разнообразие переписки. Язык служебных документов: лингвистические особенности официально-делового стиля письма, содержание и тон изложения. Рекомендации по использованию устойчивых словосочетаний при подготовке служебных документов. Деловые письма: форматы бланков писем; обязательные реквизиты служебного письма; типы; виды; структура. Особенности международной переписки

Автоматизация ввода текста документов.

Использования автозамены для быстрого ввода в документы типовых формулировок, стандартных сокращений. Настройка параметров автозамены, отключение автоматического переформатирования сокращений.

Практическая работа: создание делового письма в программе MS Word с использованием автозамены.

Занятие 5

Распорядительные документы.

Виды распорядительных документов; решения нормативного характера; решения по оперативным вопросам работы предприятия. Структура распорядительных документов. Приказы по основной деятельности: типовые формулировки; проект приказа и его согласование, доведение приказа до сотрудников предприятия.

Шаблоны документов Microsoft Word.

Назначение шаблонов. Использование встроенных шаблонов. Создание оригинальных шаблонов служебных документов.

Практическая работа: создание электронного шаблона распорядительных документов.

Занятие 6

Договоры.

Документы, обеспечивающие заключение договора. Документооборот договоров.

Создание форм документов для заполнения в Microsoft Word.

Термины, добавление полей в форму, настройка свойств поля формы, добавление к форме текста справки, коды полей, затенение полей, защита формы от изменения пользователями.

Практическая работа: создание формы для договора в программе MS Word.

Занятие 7

Учет кадров.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Трудовой договор. Штатное расписание предприятия. Табель учета рабочего времени. Личное дело. Трудовой распорядок, дисциплина труда. Увольнение работников. Защита персональных данных работника. Государственный надзор и контроль соблюдения трудового законодательства.

Особенности электронного документооборота.

Организация хранения файлов на компьютере. Виды документационных массивов. Гиперссылки, как средство быстрого доступа к электронным документам. Обзор СЭД (системы электронного документооборота).

Практическая работа: создание структуры папок для хранения документов на компьютере; создание гиперссылок в электронных регистрационных журналах для быстрого доступа к файлам документов.

Занятие 8

Архив документов.

Хранение документов в бумажном и электронном виде. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», основные правила работы архивов организаций. Оформление дел: подшивка документов в дела, оформление дел, подшивка (переплет) дела, нумерация листов в деле, составление заверительной надписи дела, оформление обложки дела, составление внутренней описи документов в деле.

Практическая работа: промежуточный тест.

Занятие 9

Экспедирование корреспонденции.

Отправка исходящих писем, службы доставки, проверка правильности оформления писем и полноты их состава, реестры отправки корреспонденции, сведения о корреспондентах организации, сопроводительное письмо, карточка на доставку/получение документов, журнал карточек на доставку/получение документов, виды и категории почтовых отправлений, доверенность разовая и на определенный срок.

Массовая рассылка документов. Циркулярные письма.

Слияние документов MS Word и MS Excel, как средство автоматизации подготовки документов для массовой рассылки.

Практическая работа: подготовка документов для массовой рассылки (квитанции, конверты, поздравительные открытки сотрудникам, партнерам).

Подготовка к экзамену.

Повторение тем, рассмотренных ранее; ответы на вопросы перед экзаменом.

Практическая работа: создание новых документов и автоматизация документооборота и контроля в системе ДОУ предприятия.

Занятие 10

Сдача выпускного экзамена по курсу.

Ответы на вопросы.